第三章  文书处理

第一节  文书处理的基本知识（内容复述）

一、文书处理部门的基本职能、任务好工作内容（A）

即：1、负责单位文书的拟制、处理和管理；

2、制定有关的规章制度；

3、监督、指导其他部门的文书工作。

二、行文制度（C）

1、概念：搞好文书处理工作、提高单位管理效能的一项重要制度，包括行文关系、行文方式和行文规则三方面。

2、依据：《国家行政机关公文处理办法》《中国共产党机关公文处理条例》

3、意义：我国各行各业单位行文的主要内容和依据。正确地执行行文制度，可以避免行文混乱，防止“文山会海”，提高工作效率。

4、国家党政机关级别划分图

中共中央、全国人大、国务院、全国政协                【国家级】

各省、自治区、直辖市，新疆生产建设兵团  军级以上机关        部、委、办、局       【省部级】

各省会城市及计划单列市、国家31所重点大学                          【副省部级】

各市、地区、行署、自治州、盟     师级机关      厅、委、办、局     【市厅级】

各县、区、旗          团级机关           局、委、办       【县处级】

各乡镇、塔拉          营级机关         局、委、办        【科局级】

（一）行文关系

1、概念——机关单位之间文件往来而形成的关系称为行文关系。

2、确定依据——机关单位之间的是否存在行政隶属关系或业务管辖关系。

3、意义——明确行文关系，有助于正确把握行文方向，选择正确的行文方式，正确执行行文规则，进一步保证机关文件的效力和提高机关工作效率。

①上行关系——指具有行政隶属或业务管辖关系的下级向上级行文所形成的关系。

如：县人事局 → 县政府行文      省教育厅 → 省政府行文

4、   ②下行关系——指具有行政隶属或业务管辖关系的上级向下级行文所形成的关系。

                   如：国务院 → 各省、自治区、直辖市政府，新疆生产建设兵团政府行文

③平行关系——指平级（同级）机关以及不具有行政隶属和业务管辖关系的机关单位之间行文

如：霍山职高 → 市劳动和社会保障局    县政府 → 省教育厅

（二）行文方式：即根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类。

                （1）常用文种——“请示”、“报告”

                       a：逐级上行文：指具有行政隶属或业务管辖关系的下级向直属上级行文。

1、上行文              下级机关的业务部门就业务工作向直属上级业务部门行文，同样属逐级上行文

（2）  b:多级上行文：下级向自己的直属上级，并同时向直属上级的上级行文。

            一般只用于问题比较重大，时间紧迫，需及时报请直属上级和更高级机关了解或批示。

                       ①发生特殊紧急情况，如：战争、严重自然灾害、暴乱、重大事故等；

②多次请示直属上级长期得不到解决的重大问题；

                       C：越级上行文：  ③上级机关交办并指定越级上报的事项；

（特殊情况下采用）  ④对直属上级机关或领导的检举、控告等；

⑤直接上下级之间有争议而无法解决的重大问题；

⑥询问、联系无需经过直接上级的一般性工作。

                （1）常用文种——“命令”、“指示”、“批复”、“规定”等

                            ①逐级下行文：指具有直接行政隶属或业务管辖关系的上级向下级行文。

      2、下行文                      为最基本、最普遍、最经常的下行文方式。是否需转发，有收文机关决定。

                （2）方式                a:指党政领导机关向所属下级行文，同时发给多级下属机关的方式。

②多级下行文    b:优势——可以使下属几级组织迅速、直接地看到领导机关的文件，及时领会和贯彻文件精神，免去层层传递，提高时效。

                C:不带机密的文件，可采取宣讲、登报、广播、电视等手段公布。

                 （1）指没有行政隶属关系或业务管辖关系、以及平级（同级）机关单位之间的行文。

                （2）典型文种——函（公函）

      3、平行文                 ①如机关所发文件某些事项需不相隶属机关了解或配合的贯彻的，可将文件抄送不相隶属机关；

                （3）几种情况   ②专业部门的相关规定，需平行机关贯彻的，则抄送平行机关；

③平行机关之间不能发指导性文件和指令性文件；

④机关某一部门的规定需要其它部门执行的，应请有关部门批转，或联合行文，或商请有关部门直接行文。

注：

1、  实际工作中，往往几种行文方式结合运用，下发文件，同时抄送平行机关，并报送上级机关；

2、  各机关党组不是一级党委，一般不直接行文；

3、上下级党组之间不宜行文。

三、文书处理程序（D）

※概念：文书处理是指为围绕文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。

※文书处理包括：收文处理、发文处理和文书处理三个环节。

（一）收文处理

收文处理包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等十一个工作程序。

           （1）签收是收件人在对方的传递文书单或文簿上签字，以示收到的一个文书工作环节。

           （2）目的：明确交接双方的责任，保证文书运行的安全。

1、签收                ①清点——数量或件数

           （3）步骤   ②检查——收文机关、收件人是否相符；是否有破损、开封等；

③签字——签署全名、时间（注明年、月、日；急件注明年、月、日、时、分）

                       注——除非领导授权，否则秘书人员不能拆开标有领导“亲启”、“保密”字样的邮件

           （1）目的——便于对数量进行统计以及今后的查考利用。

           （2）登记形式——簿式登记和卡片式登记                              优点：手续简便，环节少

                          ①流水式登记法：按收到文件时间的先后顺利依次登记

           （3）登记方法                                                      缺点：不便查找

                          ②分类式登记法：按文件的来源分门别类进行登记。科学的登记管理方法

 2、登记                        ①管理和保护文件，防止积压和丢失

（4）登记的作用      ②便于查找文件

③便于文件的统计

④提供凭证

                             ①上级指导性、参阅性和需要办理的文件

（5）登记的内容   ②下级机关请示性、报告性文件

③重要的、带有密级的刊物、资料等

④机关内部使用的文件、和音像文件

3、审核：上级机关秘书部门收到下级机关单位呈送的公文，应对公文内容进行审核把关。

4、分送：按公文内容要求，秘书部门快速将文件送达有关部门或人员传阅或承办。

             （1）传阅顺序：主要领导 → 主管（分管）领导 → 部门负责人 → 承办人员

             （2）应遵循的原则——先主办后协办，先办事后阅知   

紧急而简短的传阅文件可利用开会或集中学习传达

             （3）设立阅文室的优点——a: 文件集中阅读方便;   b: 安全保密，便于管理； c: 周转速度快，利用率高

5、传阅                          ①掌握传阅范围——文件规定和领导批办

                                 ②不能“横传”文件（横传文件指抛开文秘人员，文件在应阅人之间自行传递。）

（4）传阅的要求     ③控制文件运行——“快”

④建立文件传阅的手续和制度

             （5）文件传阅单格式    

           （1）概念——指文秘人员对收文应如何办理提出初步意见，以供领导批办时参考。

6、拟办    （2）意义——协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。

           （3）人员——多数是办公室负责人，或承办人，或有关业务部门负责人。

           （4）文件处理单格式

7、批办——指领导人对应办的来文由哪个部门或人员办理及如何办理写出指示性意见。

          （1）概念—指有关部门或人员，根据领导人对文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作进行处理的过程。

8、承办  

（2）具体内容——办文（复文）或办事

9、催办：是文秘人员对文书办理情况的督促检查，以提醒有关人员加快办文速度。催办是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。

10、注办：指文件承办部门或承办人员或文秘人员在公文办理完毕后，在文件处理单上注明文件办理情况，和需要说明的问题等。

11、归档（销毁）：文件处理部门将办理完毕的、具有保存价值的文件立卷，向单位档案室移交。

对于无保存价值的文件材料按规定予以销毁处理。

（二）发文处理：指单位在发文过程中所进行的一系列工作。

               包括——拟稿、核稿、 签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等九个工作程序。

1、拟稿：指文秘人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初稿的过程。发文处理的首要环节，其质量高低和是否及时，直接关系到处理公务的质量和效率。要求——符合党和国家的方针政策、做好调查研究、结构合理，语言准确等。

          （1）概念：指秘书部门负责人或有关领导对草拟的文稿进行审查、修改工作。

                                       ①内容是否符合党和国家的大政方针

2、核稿                                     ②文稿规定的政策及根据是否明确

          （2）审核要求——“六查”      ③所提出的要求和措施是否具体可行

④公文处理程序和审批手续是否完善

⑤文字表达是否准确、简炼

⑥体式是否规范，文种是否正确

           （1）概念——指单位领导人对发出的文稿经最后审阅认为准确无误，批注发文意见并签字。

           （2）文稿经签发程序即成定稿。签发人对其所签发的文稿从政治到文字的准确性赴完全责任。

3、签发                ①要签署意见，署全名和年月日字迹要清楚，不能“龙飞凤舞”；

（3）要求    ②用钢笔、毛笔或碳素笔，不用圆珠笔和铅笔，更不能用红色笔迹；

③审批时需送主要领导或有关领导审阅的，要写明“请某同志审阅后发”；

④受领导委托代行签发职责的，注明“代签”。

4、编号——即编好发文字号，注明密级、紧急程度、份数等

           （1）概念——指将领导签发的定稿打印成正式文本的过程。

5、缮印    （2）方法——①打印；  ②铅印；   ③激光照排；  ④复印等。

                        ①正本——发出的正式文本

（3）名称     ②副本——多余备用的正式文本

③存本——留存归档的正式文本

                    ①以定稿为依据，不得擅自改动；

②机密文件由指定印刷单位或专人负责

                      ③符合规定格式装订整齐牢固

6、校对——要求     ④按规定时间印刷

⑤认真校对。重要公文应三此校对

⑥校对公文的每个组成部分

⑦使用统一的校对符号

           （1）意义——公章是单位权威、责任和信用的标志，盖印是证实公文效力的一种标志。

           （2）位置——正文之后的落款与年月日上

7、用印                ①一般公文都必须盖印才具有法定效力

（3）要求    ②按领导人签发的份数盖印

③位置——上不压正文，下要“骑年盖月”，用印端正、清晰

           （4）说明——不是所有的公文都必须盖印才生效，如中共中央、国务院和省委、省政府发出的有固定版头的铅印“红头”文件，有代印的作用，可不盖印章；通过专门渠道传递的文件，也可不盖印。

8、登记——簿式登记（见样表）

                         ①按密级划定——分绝密、机密、秘密三种，原则上规定了公文的发放范围

         （1）分发依据   ②按级别划定——即受文机关的行政级别

 9、分发                 ③按内容划定——便于公文的分发

                         ④按作用划定——有利于发挥公文本身的效用

         （2）备注：①公文一般只发组织、机关，不发个人。②领导有阅读权，没有保留权和所有权

第二节  文书管理方法（内容复述）

                           1、总原则——集中统一管理原则

一、文书管理的原则（C）                                 ①公文管理统一

                           2、主要表现——“三统一”    ②公文制度统一

③公文处理渠道统一

1、 概念： 根据立卷类目，随时将办理完毕的、具有保存价值的文书归入

相应的预留空间，使文书及时得以初步整理、保管的一种管理方法。

二、平时归卷    2、意义：防止文件散失、便于查找、为年终立卷打下基础

     （D）      3、依据问题特征立卷，某文件既可归入甲类，又可归入乙类，解决办法

（1）原件存于某类，设立“互见卡”，存放于另一类，写明文号、标题等要目；

（2）条件许可，可采取复印文件的办法，一份存原件，一份存复印件。

                               （1）会议准备阶段文书——会议通知、签到簿、开幕词等

                     1、构成   （2）会议进行阶段文书——会议记录、会议简报等

                               （3）会议形成的文书——会议纪要、会议决定、总结等

                                                          ①会议请示与批复

                                                          ②提交会议审议的文件

三、会议文书的管理                                        ③会议期间使用的文件：开幕词、领导讲话等                                                 

  （不作考试要求）                                        ④会议参考性文件：调查报告、可行性分析等

（1）收集范围     ⑤会议管理性文件：会议通知、议程表、

会议须知、签到簿、主席团名单等

⑥会议记录、简报

                                    ⑦会议宣传性文件：会议纪要、新闻报道等

2、会议文件的收集                   ⑧会议照片、音像材料等

①向与会人员收集

                                          （2）收集渠道   ②向会议领导人、召集人、发言人收集

③向会议工作人员收集

                                                          ①小型会议——向与会人员通知

                                          （3）收集方法   ②催退方法

                                                          ③大中型会议：发文件清退目录

                                                          ④工作人员手中的文件，限时交退

                                            1、健全收、发文登记制度

                                            2、健全文件传阅制度

四、日常的文书管理工作——“六健全”（C）    3、健全文件阅退检查核对制度

                                            4、健全文件借阅及催退制度

                                            5、健全文件的归口制度

                                            6、健全文件保密制度