第四章 文件的整理与归档

第一节  文件的归档范围（内容复述）

1、 2000年12月6日，国家档案局、中央档案馆联合发布了《 归档文件整理规则》，是我国档案工作改革的一项重大举措，它提出完全不同于传统立卷方法的“ 文件级 ”整理方法，为立卷改革提供了一个富有生命力的方案。本规则于2001年1月1日正式实施。

2、为客观、科学和统一机关文件材料归档与不归档范围的规范和标准，1987年12月，国家档案局在充分总结经验和调查研究的基础上，制发了《 机关文件材料归档和不归档的范围 》，作为我国现行机关文件材料归档和不归档的原则和依据。

3、确定企事业单位文件材料归档范围的标准是文件材料本身是否具有 保存价值 。

4、《机关文件材料归档和不归档的范围》中规定了机关文件材料归档和不归档的总原则： 凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围 。

5、不归档的文件材料的范围（概述）：任免、奖惩非本机关的；供参阅不办的；未定稿的；重份文件；临时性、事务性、一般性通知等；内部相互抄送的；不需办理的文件材料。

第二节  立卷工作（内容复述）

一、立卷（A）

              1、概念——文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其

固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。

（一）立卷的概念             （1）必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。办理完毕指文件的文书处

         和含义    2、含义         理程序已经结束。

                             （2）必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存。

                     （3）必须按照文件形成过程中的联系和一定规律组卷

（二）立卷特征及其运用

               （1）问题特征：常用特征。灵活性较大。会议记录、综合性文件不宜采用问题特征立卷            

               （2）作者特征：按责任者进行分类、组卷。可保持同一作者文件的完整性

     （3）名称特征：按文种进行分类组卷，可明确文件的重要程度和意义。

  1、立卷特征   （4）时间特征：可以保持文件在时间上的联系，反映单位一个时期的工作特点及发展状况，便于按时间查找文件。

                   （5）地区特征：多用于下属单位来文、调查统计材料和某些专门文件

                   （6）通讯者特征：凡涉及两个或两个以上机关单位间的文件材料立卷采用此特征。

                   （7）其他特征：包括重要程度、姓氏笔画、文件载体等特征。

2、立卷特征的灵活运用

（1）分类上的结合运用

（2）立卷特征具体运用的注意事项

 a: 一般以问题特征组卷为主

b: 抓住一组文件的主要共同点或联系点进行组卷  ①综合性计划、总结、报告、简报、会议记录按作者特征立卷

c: 根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征    ②事务性、专题性工作文件可按问题特征组卷

③统计报表、名册、登记簿、合同等可按名称特征立卷

④地区性报告、计划、总结、统计材料按地区特征立卷

二、立卷的组织工作（C）

（一）立卷环节的选择：即一个单位形成的文件材料由谁来立卷。   

目前，我国各级各类机关、企事业单位的立卷环节的选择，A:文书处理部门立卷（无档案室）

根据机关单位有无档案室大体分为

                                                    B:文书处理部门与档案部门结合立卷（有档案室）       

1、文书处理部门立卷：又称为“部门立卷”，是新中国成立以来推行的具有中国特色的、比较成功的立卷环节的选择方式，包括：集中式、部门式和谁办谁立卷三种模式。

2、文书处理部门与机关档案室结合立卷

  ——指以机关文书处理部门或人员为主，由文件处理部门和机关档案室共同承担机关文件材料立卷工作的一种立卷环节模式。根据机关档案室介入立卷工作的深度，可分为组织型、分工型、兼职型三种基本类型。

                                             人员：参会人员为机关分管领导、综合部门负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和各部门内勤人员

                         1、立卷工作会议：。内容：①工作动员；②年度工作安排、步骤、要求；③立卷职责。

（二）立卷的准备工作  2、立卷业务培训：培训方式——专门培训、业务培训、议会代训等

                              3、文件材料的收集和清除：对机关工作人员是文件材料的清理；对立卷人员是文件材料的收集

                                                 ①协助组织立卷的准备工作

4、机关档案室在立卷工作中的作用    ②进行立卷工作的业务指导和监督

③为机关立卷工作提供后勤服务

                   1、概念——指立卷人员按照当年拟订（或修订）的立卷类目，在日常工作中随时将办理完毕的、具有

保存价值的文件材料类归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。

                              ①有利于文件的齐全完整

                  2、目的     ②防止文件的积压或堆积

（三）平时归卷                ③便于平时查找   

④为年终立卷奠定基础

                                ⑴建立健全平时归卷的制度——《机关文件材料立卷归档制度》

                  3、主要措施   ⑵具备平时归卷的物质条件

⑶注意平时的清查与归卷

三、具体的立卷程序（B）

（一）拟订（或修订）立卷类目

1、立卷类目的概念——机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（或修订）新年度归档文件的类目表。

                    （1）便于平时归卷，防止积压；          

2、立卷类目的作用   （2）便于平时查找；

                    （3）为年终立卷打下基础。

                          （1）了解单位的工作性质、规模、职权范围、机构设置及其任务 

3、编制立卷类目的依据     （2）研究本单位文书工作的组织形式和文书运转情况

                          （3）了解本单位上一年文件立卷类目及分组情况等

4、编制立卷类目的时间——前一年的年底或当年的年初

5、立卷类目编制的过程

（1） 机关文书处理部门  ——→    征求各有关部门   ——→     机关综合部门

         机关档案部门               和有关人员意见               负责人审定

（2） 机关各有关部门    ——→   机关文书处理部门   ——→    机关综合部门

        和有关人员意见               机关档案部门                 负责人审定

6、不同规模机关编制立卷类目的区别

  （1）中小型机关可编制一个完整的立卷类目；

  （2）大型机关可由各部门分别编制本部门的立卷类目，然后汇集成一个完整的立卷类目。

7、立卷类目的结构和内容

  （1）立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等

  （2）立卷类目的模式：                     X    ——  一级类目代号

             X •  XX …… 1～N      含义  XX   ——  二级类目代号

                                            1～N  ——  案卷顺序号

（3）立卷类目格式： 

XX（机关名称）XX年文件材料立卷类目

类号：         类目名称：

                                （1）区分门类与载体

1、文件的归类   （2）归大类

                                        （3）归条目

（二）文件的归类        （1）确定共同特征的文件组

           和组卷     2、组卷 （2）区分文件的保存价值   ①正件与附件，正件在前，附件在后

                                （3）检查文件的完整情况   ②存本与底稿，存本在前，底稿在后

                                （4）文件材料的排列顺序   ③历次重要的修改稿，按稿次顺利排定稿之后

（5）初拟案卷题名         ④请示与批复，批复在前，请示在后

（6）定卷                 ⑤案件性文件组，结论性、判决性在

前，综合性报告其次，查证依据性的在后

附：立卷流程单格式

XX（单位名称）XX年度立卷流程单

（三）确定保管期限

  1、方法—— 依据档案行政部门制订的通用性档案保管期限表，以上上级机关制定的专用性档案保管期限表的规定，编制本单位档案保管期限表，报单位领导人批准后执行，同时报同级档案行政部门备案。

  2、结构和内容：包括条款号、条款名称、保管期限、备注等

3、格式——

XX XX（单位名称）档案保管期限表

（四）拟写案卷标题

1、意义——案卷标题是对卷内文件材料内容和成分的高度概括，是案卷最重要的一个组成部分，是案卷的灵魂。也是直接查找案卷的向导，是案卷科学分类、系统编目、登记以及编制各种检索工具的主要依据。                   

（1）符合党和国家的方针政策

2、拟写案卷标题的要求   （2）内容准确，文字简明

                        （3）反映立卷特征和卷内文件排列的规律

                        （4）合乎语法，标点正确

3、案卷标题的基本结构

  （1）符合“三要素”要求，一般由制发者（或时间、地区等）、问题和名称三部分组成。

  （2）模式：

               XXXXX 关于XXXXXXXX 的X X

          作者         问题     名称  

3、拟写案卷标题应注意的问题

                ①一般用全称，或用唯一性简称。如“中共共产党安徽省委员会”，简称为“中共安徽省委”

②多作者的标法。三、四个作者，要全部标出；如作者过多，标注一、二个主要的，后面加“等”字并注明数量。

（1）作者的标注   ③作者是个人，应标注其主要职务或社会地位等。如著名科学家XXX。

④批转发文件的作者是批转发文件的单位。

              ①意义：即案卷的主要内容。拟写案卷标题，是案卷标题的核心部分。

                  a：多个问题，应尽量标出，以便查找；问题过多，标注主要问题，加“等”字代替。

（2）标注问题   ②   b：问题是同类性的，按类概括；不同类的，逐类标出

                  c：会议文件以会议名称标注

                ①卷内文件名称不多，按重要程度全部标出

（3）标注名称   ②名称较多，且性质基本相近的，标注代表性的、概括性的，其他加“等”字，

                     ③会议文件直接标注“××会议文件”

                     ④以通讯者特征立卷的，名称标注为“来往文书”，属专门用法

（4）标注时间：四位数阿拉伯数字，加“年或年度”。

                  ①以通讯者特征为主立卷的，案卷标题为： ×××××与×××××关于×××××的来往文书

（5）标注通讯者                                          第一通讯者   第二通讯者      问题     专用名称

                  ②以问题特征为主立卷的，案卷标题格式为：×××××关于×××××与×××××的来往文书

                                                          第一通讯者       问 题    第二通讯者  专用名称

                 ①卷内内容涉及全部所属地区，可概括标注。如“安徽省各市、县（区）”等

（6）标注地区    ②卷内文件涉及很多地区，又不易概括的，可标出主要地区，并用标明数量

                 ③卷内文件涉及地区不多，应一一标注

                 ④小地区或有重名现象，应冠以其上属地区名称。如“南京市鼓楼区”等

（五）案卷的编目与编号

                  （1）意义——置于案卷卷首、介绍卷内文件内容和成分的卷内文件索引条目。对查阅、保管和统计

卷内文件数量具有重要作用

                                 项目包括——顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等七项

                                 ①顺序号（件号）：为文件排列顺序的编号。一份文件占一个顺序号，填写一个栏目。

A:请示与批复是两份文件，应占两个顺序号，占两栏；

1、卷内文件目录                                 B：正件和附件是一份文件，占一个顺序号。附件是正式文件，不占顺序号，其标题可另占一栏。

C：正本与底稿是同一份文件，占一个顺序号一栏。

                （2）格式和内容  ②文号——由单位代字、年度和发文顺序号三部分组成。

                                       ③责任者——制文机关，用通用的简称。联合行文机关应尽量标出

                                       ④题名——即文件标题。自拟标题，应加“【】”以示区别。

                                       ⑤日期——即落款日期，格式为 “ 2007.10.31 ”

             ⑥页号——文件页的顺序号。格式为“ 1～6 ”或“ 1～ ”。最后页应标注起止页号

             ⑦备注——其他需要说明的事项

附：                         卷  内  文  件  目  录

                                       A：细致、准确、统一、有序，忌漏号、空号、重号

                                       B：统一用阿拉伯数字按顺序编号

                ①要求  C：凡载有信息的文件，无论正反页，均应编号。空白页不编号

              （1）案卷的编号          D：可使用铅笔、号码机或钢笔等书写

                                         A：左侧装订的案卷，正页在右上角编号，反页在左上角编号

②位置     B：右侧装订的案卷，正页在左上角编号，反页在右上角编号

2、案卷的编号                            C：照片、图片文件材料，正面难以编号的，可在背面编号

                                   A：“内部机构代号-顺序号”：适用于文件数量多、按“年度-组织机构”分类法分类、实行部门立卷的机关

               （2）归档号的编制   B：“类号-顺序号”：适用于文件数量多，按“年度-问题”分类的机关

                   （文件处理号）  C：“年度流水号”：适用于文件数量少，结合立卷或集中立卷的机关

                                         D：“档号”：适用于文件数量少，集中立卷的机关

（六）填写与装订

   1、卷内备考表

2、填写案卷封面

          ⑴去除金属物：文件上有订书钉、回形针、大头针等金属物，一段时间后容易生锈而腐蚀文件，不利于档案的保存，装订前应予去除

                                  A:对缺损或不规则的文件进行修补和裱糊

  ①修补加固文件    B：对无装订位置或装订线上有字迹而不便装订的文件，用白纸条贴边

⑵整理取齐                     C：将小签条、便条等不规则文件粘贴在符合规格要求的白纸上

②检查文件的顺序和理顺纸张：防止错页、缺页、夹页、反页、折角、卷边等

3、案卷                 ③对齐文件    A：横向书写的文件，左侧装订，左侧及下端对齐

的装订                               B：竖向书写的文件，右侧装订，右侧及下端对齐

               ①折叠卷皮——主要指硬卷皮和卷盒

②订卷——包括套封、打孔、穿线和打结四道工序。案卷装订采用“三眼一线”方法，三个孔保持在一条

⑶装订贴封      直线上，等间距，孔与孔之间间距为6㎝。用蜡线或棉纱线穿绕，不能用塑料线、尼龙线等人造纤维线。

               ③贴封——在案卷装订线的打结处粘贴立卷封条，防止随意折卷。机关自制，长度略超过“三孔距离”，

宽度不超过2㎝。可印“××××（单位名称）立卷封条”，不允许用白纸条作立卷封条

⑷粘贴案卷标签—将案卷标签粘贴在案卷卷脊底部以上7㎝或10㎝处，包括全宗号、目录号、案卷号和年度等。

                    1、归档时间——⑴1983年中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：机关文件处理部门一般应在文件形成后第

二年上半年向机关档案部门移交归档。⑵1998年财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在

会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后向档案部门移交归档。⑶照片及磁性载体档案按规定随时归档。

                                       ⑴案卷材料收集齐全完整

2、归档要求     ⑵案卷材料符合有关标准及规范

（七）归档                       ⑶按时归档

⑷严格归档交接手续

                              ⑴编制移交案卷目录：一式三份，机关文书部门、移交部门、档案部门各存一份

                3、归档工作

内容和步骤

⑵撰写立卷说明（立卷总结）

⑶移交与归档手续

四、案卷质量

（一）案卷质量要求的总原则

——遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

                            1、符合规范化、标准化；

（二）案卷质量的一般要求

                            2、归档案卷应齐全完整

                                                年度已归档案卷数

                   1、年度案卷归档齐全率 =                        ×100%

                                                年度应归档案卷数

                                           已归档文件件数

                    2、卷内文件的齐全率 =                             ×100%

                                                  应归档文件件数

                                           年度归档案卷完整数

3、年度归档案卷完整率 =                          ×100%

                             年度归档案卷总数

卷内完整的文件数

                    4、卷内文件的完整率 =                          ×100%

                                                    卷内文件总数

（三）案卷质量的一般内容：

 1、组卷合理；        2、保管期限划分准确；   3、卷内文件排列合理；  4、卷内目录清晰；

 5、备考表填写完整；  6、案卷封面填写清楚；   7、案卷题名拟写准确；  8、档号编制正确；

 9、装订结实整齐；    10、使用耐久性字迹材料

第三节  立卷改革和《归档文件整理规则》（内容复述）

一、立卷改革（D）

                                             ⑴简化立卷方法

                                  1、立卷改革的目的      ⑵普及立卷技术

（一）立卷工作的目的与方向                       ⑶立卷工作现代化  （立卷改革的关键）

                                          ⑴与现代科学管理方法和手段相适应

                                  2、立卷工作改革的方向      ⑵以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式

                   ⑶立卷工作与档案工作一体化

（二）四种简易的立卷方式

二、《归档文件整理规则》（D）

1、编制目的—我国传统上采用“立卷”作为归档文件的整理方法，以“案卷”作为文

书档案的基本保管单位。立卷繁琐、复杂，随意性大，案卷质量难以把握，立卷人员工作负担重；同时，计算机技术的普遍应用，为立卷工作提供诸多便利，有必要改革传统的文件整理方法。为此，2000年12月6日，国家档案局、中央档案馆发布档案行业标准《归档文件整理规则》，2001年1月1日实施。提出“文件级”的整理方法，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。

（一）《归档文件整理规则》                         a:以“件”为单位，实行“文件级”整理，放弃案卷

        编制目的与原则                 ⑴简化原则   b:分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三项

                                                           C:无须编页号，直接装盒

                                                          a:兼容计算机和手工两种管理方式

2、编制原则    ⑵兼容原则   b:便于馆室衔接

C:兼容现有法规利于平稳过渡

⑶灵活性原则——推荐性行业标准，不是强制性行政规章

⑷前瞻性原则——适合办公自动化、文档一体化、馆室一体化、管理现代化要求

                         1、归档文件整理——以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。

  ⑴归档文件——指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文

书档案保管的各种纸质文件材料

（二）归档文件整理概述   2、名词术语    ⑵件——归档文件整理的基本单位。一般每份文件为一件。①正本与底稿为一件；

②正文与附件为一件；③原件与复制件为一件；④转发文与被转发文为一件；

⑤报表、名册、图册等一本为一件；⑥来文与复文为一件

 ⑴原则—遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用

3、归档文件整理的

原则与要求    ⑵要求——a:齐全完整；b:符合规范化、标准化要求

                                   ⑴正本在前，定稿在后

                                   ⑵正文在前，附件在后

1、装订——按件装订    ⑶原件在前，复制件在后

           ⑷转发文在前，被转发文在后

         ⑸复文在前，来文在后

            2、分类——固定于年度、保管期限、问题（机构）三方面

            3、排序——最低一级类目，按事由结合时间、重要程度等排序。会议文件、统计报表等成套性文件集中排序。

            4、编号——逐件编号，加盖归档章

            5、编目——

（1）编制归档文件目录。包括件号、 责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项

归 档 文 件 目 录

（三）

归档                                 

文件           （2）归档文件目录封面

整理          

方法

步骤                              

              6、装盒——常用档案盒的外形尺寸为：310㎜×220㎜×20/30/40㎜

（四）备考表

记录和反映档案盒内

文件档案整理情况和

保管状况的一种文件

材料，置于盒内最后。

包括：盒内文件情况说明

      整理人、检查人、

      日期等。