第一章  文书工作与档案工作概述

第一节  文书与档案（内容复述）

一、文书（A）

                ①国家机关、社会团体、企事业单位或个人职能活动中形成的记录材料

1、文书的含义

②机关单位从事文书工作的专职人员

2、文书的定义：指人们在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递信息的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。

①公务文书（公文）：国家机关、企事业单位在政事务活动中形成和使用的具有

3、文书的种类                        法定效力和规范体式的文件材料。

                ②私人文书：属于私人性质。包括著作、手稿、传记、日记、证书、房地契等。

相同点：都是各种职能活动的记录

4、“文书”与“文件”的区别

                              不同点：①产生的历史时期不同（“文书”产生于汉代，“文件”产生于清末）；②使用惯例不同（历史上形成的文件称“文书”，当代的称为“文件”）；③外延不同（文书涵盖文件）

                 ①关联因素——文字、阶级、国家

                 ②在我国，公务文书最早出现于第一个奴录制国家——夏朝

                 ③斯大林语：生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家

5、文书的产生               进行管理工作需要比较有条理的文书……

                 ④我国最古老的文字——殷商时期的甲骨文、青铜器铭文、陶文、石玉器铭文

           ⑤我国文化史上的四大发现——殷墟甲骨、居延汉简、敦煌文书、清朝内阁档案

     ⑥据考古发现，我国现存最早的公务文书，是在河南省安阳县发现的甲骨文书。

二、档案（A）

1定义：指国家机关、社会组织和个人在从事各种社会实践活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

          ①档案来源于社会实践，是一种普遍的社会现象

          ②档案形成主体是社会人，包括指自然人、法人和社会群体。档案是人类社会的特有现

2、涵义   ③档案的本质特征——历史的原始记录或原始的历史记录

                            a:内容的多样性——来源于社会的各个方面

④档案的多样性： 

b:载体的多样性——感光材料、磁性材料、光学性载体以及金属等

                        ①文书是档案的前身，档案是文书的归宿；

三、文书与档案的关系    ②文书是档案的基础，档案是文书的精华；

         (A)             ③文书是档案的要素，档案是文书的组合。

第二节  文书工作与档案工作（内容复述）

                                      文书工作：行政辅助性工作，主要目标是可靠、高速、

1、服务性            高效地为单位现行工作服务。

                                                        档案工作：资料后勤性质的工作

  文书工作：事关国家的方针政策、法律法规

一、文书工作与档案工作的特征（B）   2、政治性

                                                档案工作：涉及国家机密

文书是管理国家、管理单位的一种形式

                                    3、管理性

                                                档案本身具有严格的管理要求

                              1、发文处理

                              2、收文处理

二、文书工作的内容（A）   3、文书管理

                              4、信访工作

                              5、为领导准备参考材料

                              1、档案工作基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用。

                                                   ①制定单位档案工作规章制度

 三、档案工作的内容（A）

                                                   ②监督指导本单位立卷归档工作

2、档案室工作内容

                                                   ③开展档案业务培训及检查评比工作

④负责单位档案收集、整理、保管工作

                       1、定义：文档一体化就是从文书和档案工作的全局出发，实现从文件生成制发到归档管理

的全过程控制，其重要特点就是将档案管理工作的要求贯穿于公文处理之中。

                                 ①计算机技术的不断发展及其在文书处理和档案管理部门的普及应用，为文书处理和档案管理一体化提供了客观条件，能够实现信息管理的连续性、一致性、经济性

 2、条件   ②现代信息技术能够保证将文书处理的结果很便捷地用于档案工作，实现二者的连贯结合

                                 ③数据库技术的发展，可以将庞大的公文或档案信息进行有序组合，并据此发展检索技术

                                 ④网络技术的运用可以彻底解决文书部门与档案部门因为空间分隔而无法实现一体化的难题。

                                      ①20世纪30年代国民党政府部分机关内推行的“文书档案连锁法”。

四、文档一体化（D） 3、具体表现

                                      ②规模不大的公司，一名办公室文员同时承担文书处理和档案管理工作

                                  ①使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；

                        4、意义   ②文档的超前控制

                                  ③提高信息的检索效率

                                        ①特点：与传统模式相比，主要把文件的“归档关口”提前

                                        ②简称——“三位一体”：即收发文登记、分类立卷、著录标引同时进行

                         5、操作方法                 a 文件登记时进行分类

                                        ③具体步骤   b 鉴定文件价值

c 立卷

d 标引

e 著录

第三节  文书工作与档案工作的基本原则

（内容复述）

《国家行政机关公文处理办法》第一章第四条规定：公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

                   1、实事求是原则：尊重客观事实，不主观臆断，不移花接木，不添枝加叶，一切从实际出发，如实反映事物的本来面目，讲求办文的实际效果。

一、文书工作的基本原则   2、少而精原则：精简、优质，改进文风，注意办文质量，严格控制发文数量。

         (C)             3、时效性原则：最重要的原则之一。

4、保密原则：涉密文件应严格注意保密，也是政治性的要求。

《中华人民共和国档案法》第一章第五条规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

①国家档案局主管全国档案工作，对全国档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。

                       1、统一领导、分级管理    ②各级政府的档案行政管理部门对本地区档案工作实行分级管理

（组织原则）（管理体制） ③国家档案由各级各类档案部门分别集中管理

                                                ④自1959年开始，我国实行党政档案和档案工作统一管理。

                                                               a:数量上，收集齐全，不残缺；

                          ①档案的完整

二、档案工作的基本原则    2、维护档案的完整与安全                 b：质量上，保持档案的系统

(C)            （档案管理的最基本要求）                    性，不割裂分散

                                     a:档案实体不受损坏，延长寿命

②档案的安全

           b:注意保密，保证档案内容的安全

                              3、便于社会各方面的利用：档案工作的根本目的，也是检验档案工作的主要标准。最重要的一个原则。

第四节  办公室的性质、地位和职能（内容复述）

                    1、辅助性：办公室是决策指挥中心的直接辅助机构，以决策指挥中心和领导者为服务对象。其名称也与决策指挥中心向联系，如：“校长办公室”、“厂长办公室”、“省政府办公厅”、“国务院办公厅”等等。

一、办公室的性质(B)               ①事务性工作：文件收发、迎来送往、安排会议

2、综合性：   ②政务性工作：公文撰写、机要保密

                                   ③专业性工作：档案管理、调查研究

    3、管理性：办公室是一个社会组织实施内部管理的惟一机构。主要是通

过制定单位的规章制度并检查落实情况得以体现。

二、办公室的地位：(B)

1、目前几乎所有的机关、企事业单位，一般都采用“直线—职能制”组织模式。

2、“直线—职能制”组织模式的特点是：总负责人对下属子系统负责人的直线指挥，同时设置职能部门分担总负责人的管理任务，使整个管理系统成为一个既集中领导、统一指挥，又分工严密、职责分明且秩序井然的组织机制。通俗地讲，就是“一级管一级，一级对一级负责”。

                               ①作为决策指挥中心的辅助机构，协助领导施行有效的管理；

3、办公室在机关单位中的地位   

                               ②作为综合平衡协调机构，指导和帮助各部门工作。

4、图示办公室在机关单位、企事业中的地位：

（略）

                     1、承上启下：负责上情下达、下情上报工作，是上下级及平级单位联系的纽带。

                     2、参谋咨询：负责提供相关材料供领导决策；解答单位职工的工作疑问。

三、办公室的职能(B)                  ①统一步调：为确保领导决策得以实施，统一工作的一致性，要求办公室根据领导要求， 做好必要的解释工作，统一思想，消除疑虑，服从安排。

                                                   a:凡是非明确、界限清楚的问题，应旗帜鲜明，坚持原则；

                     3、综合协调    ②化解矛盾：   b:凡局部利益与全局利益的矛盾，应要求局部利益作出牺牲，并尽可能适当给予局部利益补偿。

                                                   C:凡属局部利益与局部利益的矛盾，应要求双方以大局为重，互谅互让。

                                     ③合理安排：最重要的是人员的调配和时间的统制。

                                     ④督促办理：办公室有责任督促各职能部门按上级要求和领导指示，按时按

质完成相关工作，协助解决部门工作中遇到的困难，及时汇报

督查情况。

第五节  文书与档案工作人员的职业道德和业务素养（内容复述）

           1、历史悠久：在我国有3000多年的历史。

                2、从业人员众多：美国约500多万人，占总人口的1.5%；我国有各类

一、职业内涵                      秘书人员2300万人，约占总人口的1.8%。

                3、职责神圣：档案是人类文化遗产和“世界记忆工程”的重要组成部分，是各项事业发展的重要基础之一。

                                        ①机关单位工作的纽带；

                                        ②机关单位工作的助手；

               1、文书工作的职业责任    ③保守机关单位机密的一个重要环节；

④为档案工作打好基础

二、职业责任

                                        ①保障档案原貌的真实、完整无损；

               2、档案工作的职业责任    ②坚持本源性原则；

                                        ③做好档案的利用工作。

               1、要有强烈的事业心和责任感

               2、要有埋头苦干、乐于奉献的精神

三、职业道德   3、谦虚谨慎，平等待人

               4、遵守纪律，严守秘密

               5、要勤奋工作，主动负责

①有高度的政治责任心和思想觉悟；。

②掌握本部门、本行业的业务知识；

               1、机关、事业单位办公室文员  ③有良好的工作作风和精明干练的  办事能力；

应具有的职业素养          ④要有丰富的现代科学文化知识；

                                            ⑤应有较强的综合能力。

四、职业素养                                       ①语言文字能力

                                                   ②组织能力

③可靠性

                          2、商业活动对办公室文员的素质要求   ④责任感

                                                   ⑤谨慎性

                                                   ⑥机智和交际能力

                                                   ⑦获取相关信息的兴趣

               1、定义：某一职业岗位上的工作人员综合素质的外在表现，是社会对总体印象的认定和评价，是人们长期自我修养锻炼的结晶。

五、职业形象   2、办公室文员应有的职业形象：举止得体、作风干练、形象优雅。

①外表端正、服饰整洁、举止有礼、说话得体、平易近人

               3、具体表现  ②温和、耐心、富有亲和力，善于营造团结合作的工作氛围

                            ③乐于助人，与周围的同事关系融洽

                            ④格守时间并保持工作的高效率

                            ⑤思路清晰、办事利落、精神饱满、富有创造性

第六节  不同性质机构中的文书与档案工作

（内容复述）

                      1、文书档案工作在机关工作中的地位：文书档案工作职责和任务决定了它在党政机关领导体系中占有十分重要的地位，它是一项综合性工作，是机关工作的重要组成部分和必不可少的重要环节，是一项政治性、机要

一、党政机关中的          性、事务性、技术性、服务性很强的日常工作。

   文书与档案工作

     (A)                                   ①枢纽地位，发挥承上启下、沟通内外的作用

                                       ②领导重要的参谋作用

                     2、文书档案工作在机关   ③重要的助手作用

工作中的重要作用   ④重要的“窗口”作用

                                                               A:党群工作类

                                                               B：行政管理类

                                           ①管理类文书档案    C：经营管理类

                                                               D：生产技术管理类

                       A：科研类

                   B：技术类（产品类）

1、企事业单位文书   ②科技类文书档案   C：设备类

与档案工作的构成                     D：基建类

③会计类文书档案

④干部职工类文书档案

二、企事业单位                           

文书与档案工作（C）

  A：种类多样：4大类10种

                      2、企事业单位文书档案的特征   B：专业性强

                                                    C：职能突出

注：

1、 企业可划分为机械、电子、纺织、化工等不同行业的企业。

2、  事业单位包括文化、教育、卫生、体育、新闻出版、勘察设计、检测检验和信息咨询等不同专业系统的行业单位。第一章  文书工作与档案工作概述

第一节  文书与档案（内容复述）

一、文书（A）

                ①国家机关、社会团体、企事业单位或个人职能活动中形成的记录材料

1、文书的含义

②机关单位从事文书工作的专职人员

2、文书的定义：指人们在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递信息的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。

①公务文书（公文）：国家机关、企事业单位在政事务活动中形成和使用的具有

3、文书的种类                        法定效力和规范体式的文件材料。

                ②私人文书：属于私人性质。包括著作、手稿、传记、日记、证书、房地契等。

相同点：都是各种职能活动的记录

4、“文书”与“文件”的区别

                              不同点：①产生的历史时期不同（“文书”产生于汉代，“文件”产生于清末）；②使用惯例不同（历史上形成的文件称“文书”，当代的称为“文件”）；③外延不同（文书涵盖文件）

                 ①关联因素——文字、阶级、国家

                 ②在我国，公务文书最早出现于第一个奴录制国家——夏朝

                 ③斯大林语：生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家

5、文书的产生               进行管理工作需要比较有条理的文书……

                 ④我国最古老的文字——殷商时期的甲骨文、青铜器铭文、陶文、石玉器铭文

           ⑤我国文化史上的四大发现——殷墟甲骨、居延汉简、敦煌文书、清朝内阁档案

     ⑥据考古发现，我国现存最早的公务文书，是在河南省安阳县发现的甲骨文书。

二、档案（A）

1定义：指国家机关、社会组织和个人在从事各种社会实践活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

          ①档案来源于社会实践，是一种普遍的社会现象

          ②档案形成主体是社会人，包括指自然人、法人和社会群体。档案是人类社会的特有现

2、涵义   ③档案的本质特征——历史的原始记录或原始的历史记录

                            a:内容的多样性——来源于社会的各个方面

④档案的多样性： 

b:载体的多样性——感光材料、磁性材料、光学性载体以及金属等

                        ①文书是档案的前身，档案是文书的归宿；

三、文书与档案的关系    ②文书是档案的基础，档案是文书的精华；

         (A)             ③文书是档案的要素，档案是文书的组合。

第二节  文书工作与档案工作（内容复述）

                                      文书工作：行政辅助性工作，主要目标是可靠、高速、

1、服务性            高效地为单位现行工作服务。

                                                        档案工作：资料后勤性质的工作

  文书工作：事关国家的方针政策、法律法规

一、文书工作与档案工作的特征（B）   2、政治性

                                                档案工作：涉及国家机密

文书是管理国家、管理单位的一种形式

                                    3、管理性

                                                档案本身具有严格的管理要求

                              1、发文处理

                              2、收文处理

二、文书工作的内容（A）   3、文书管理

                              4、信访工作

                              5、为领导准备参考材料

                              1、档案工作基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用。

                                                   ①制定单位档案工作规章制度

 三、档案工作的内容（A）

                                                   ②监督指导本单位立卷归档工作

2、档案室工作内容

                                                   ③开展档案业务培训及检查评比工作

④负责单位档案收集、整理、保管工作

                       1、定义：文档一体化就是从文书和档案工作的全局出发，实现从文件生成制发到归档管理

的全过程控制，其重要特点就是将档案管理工作的要求贯穿于公文处理之中。

                                 ①计算机技术的不断发展及其在文书处理和档案管理部门的普及应用，为文书处理和档案管理一体化提供了客观条件，能够实现信息管理的连续性、一致性、经济性

 2、条件   ②现代信息技术能够保证将文书处理的结果很便捷地用于档案工作，实现二者的连贯结合

                                 ③数据库技术的发展，可以将庞大的公文或档案信息进行有序组合，并据此发展检索技术

                                 ④网络技术的运用可以彻底解决文书部门与档案部门因为空间分隔而无法实现一体化的难题。

                                      ①20世纪30年代国民党政府部分机关内推行的“文书档案连锁法”。

四、文档一体化（D） 3、具体表现

                                      ②规模不大的公司，一名办公室文员同时承担文书处理和档案管理工作

                                  ①使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；

                        4、意义   ②文档的超前控制

                                  ③提高信息的检索效率

                                        ①特点：与传统模式相比，主要把文件的“归档关口”提前

                                        ②简称——“三位一体”：即收发文登记、分类立卷、著录标引同时进行

                         5、操作方法                 a 文件登记时进行分类

                                        ③具体步骤   b 鉴定文件价值

c 立卷

d 标引

e 著录

第三节  文书工作与档案工作的基本原则

（内容复述）

《国家行政机关公文处理办法》第一章第四条规定：公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

                   1、实事求是原则：尊重客观事实，不主观臆断，不移花接木，不添枝加叶，一切从实际出发，如实反映事物的本来面目，讲求办文的实际效果。

一、文书工作的基本原则   2、少而精原则：精简、优质，改进文风，注意办文质量，严格控制发文数量。

         (C)             3、时效性原则：最重要的原则之一。

4、保密原则：涉密文件应严格注意保密，也是政治性的要求。

《中华人民共和国档案法》第一章第五条规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

①国家档案局主管全国档案工作，对全国档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。

                       1、统一领导、分级管理    ②各级政府的档案行政管理部门对本地区档案工作实行分级管理

（组织原则）（管理体制） ③国家档案由各级各类档案部门分别集中管理

                                                ④自1959年开始，我国实行党政档案和档案工作统一管理。

                                                               a:数量上，收集齐全，不残缺；

                          ①档案的完整

二、档案工作的基本原则    2、维护档案的完整与安全                 b：质量上，保持档案的系统

(C)            （档案管理的最基本要求）                    性，不割裂分散

                                     a:档案实体不受损坏，延长寿命

②档案的安全

           b:注意保密，保证档案内容的安全

                              3、便于社会各方面的利用：档案工作的根本目的，也是检验档案工作的主要标准。最重要的一个原则。

第四节  办公室的性质、地位和职能（内容复述）

                    1、辅助性：办公室是决策指挥中心的直接辅助机构，以决策指挥中心和领导者为服务对象。其名称也与决策指挥中心向联系，如：“校长办公室”、“厂长办公室”、“省政府办公厅”、“国务院办公厅”等等。

一、办公室的性质(B)               ①事务性工作：文件收发、迎来送往、安排会议

2、综合性：   ②政务性工作：公文撰写、机要保密

                                   ③专业性工作：档案管理、调查研究

    3、管理性：办公室是一个社会组织实施内部管理的惟一机构。主要是通

过制定单位的规章制度并检查落实情况得以体现。

二、办公室的地位：(B)

1、目前几乎所有的机关、企事业单位，一般都采用“直线—职能制”组织模式。

2、“直线—职能制”组织模式的特点是：总负责人对下属子系统负责人的直线指挥，同时设置职能部门分担总负责人的管理任务，使整个管理系统成为一个既集中领导、统一指挥，又分工严密、职责分明且秩序井然的组织机制。通俗地讲，就是“一级管一级，一级对一级负责”。

                               ①作为决策指挥中心的辅助机构，协助领导施行有效的管理；

3、办公室在机关单位中的地位   

                               ②作为综合平衡协调机构，指导和帮助各部门工作。

4、图示办公室在机关单位、企事业中的地位：

（略）

                     1、承上启下：负责上情下达、下情上报工作，是上下级及平级单位联系的纽带。

                     2、参谋咨询：负责提供相关材料供领导决策；解答单位职工的工作疑问。

三、办公室的职能(B)                  ①统一步调：为确保领导决策得以实施，统一工作的一致性，要求办公室根据领导要求， 做好必要的解释工作，统一思想，消除疑虑，服从安排。

                                                   a:凡是非明确、界限清楚的问题，应旗帜鲜明，坚持原则；

                     3、综合协调    ②化解矛盾：   b:凡局部利益与全局利益的矛盾，应要求局部利益作出牺牲，并尽可能适当给予局部利益补偿。

                                                   C:凡属局部利益与局部利益的矛盾，应要求双方以大局为重，互谅互让。

                                     ③合理安排：最重要的是人员的调配和时间的统制。

                                     ④督促办理：办公室有责任督促各职能部门按上级要求和领导指示，按时按

质完成相关工作，协助解决部门工作中遇到的困难，及时汇报

督查情况。

第五节  文书与档案工作人员的职业道德和业务素养（内容复述）

           1、历史悠久：在我国有3000多年的历史。

                2、从业人员众多：美国约500多万人，占总人口的1.5%；我国有各类

一、职业内涵                      秘书人员2300万人，约占总人口的1.8%。

                3、职责神圣：档案是人类文化遗产和“世界记忆工程”的重要组成部分，是各项事业发展的重要基础之一。

                                        ①机关单位工作的纽带；

                                        ②机关单位工作的助手；

               1、文书工作的职业责任    ③保守机关单位机密的一个重要环节；

④为档案工作打好基础

二、职业责任

                                        ①保障档案原貌的真实、完整无损；

               2、档案工作的职业责任    ②坚持本源性原则；

                                        ③做好档案的利用工作。

               1、要有强烈的事业心和责任感

               2、要有埋头苦干、乐于奉献的精神

三、职业道德   3、谦虚谨慎，平等待人

               4、遵守纪律，严守秘密

               5、要勤奋工作，主动负责

①有高度的政治责任心和思想觉悟；。

②掌握本部门、本行业的业务知识；

               1、机关、事业单位办公室文员  ③有良好的工作作风和精明干练的  办事能力；

应具有的职业素养          ④要有丰富的现代科学文化知识；

                                            ⑤应有较强的综合能力。

四、职业素养                                       ①语言文字能力

                                                   ②组织能力

③可靠性

                          2、商业活动对办公室文员的素质要求   ④责任感

                                                   ⑤谨慎性

                                                   ⑥机智和交际能力

                                                   ⑦获取相关信息的兴趣

               1、定义：某一职业岗位上的工作人员综合素质的外在表现，是社会对总体印象的认定和评价，是人们长期自我修养锻炼的结晶。

五、职业形象   2、办公室文员应有的职业形象：举止得体、作风干练、形象优雅。

①外表端正、服饰整洁、举止有礼、说话得体、平易近人

               3、具体表现  ②温和、耐心、富有亲和力，善于营造团结合作的工作氛围

                            ③乐于助人，与周围的同事关系融洽

                            ④格守时间并保持工作的高效率

                            ⑤思路清晰、办事利落、精神饱满、富有创造性

第六节  不同性质机构中的文书与档案工作

（内容复述）

                      1、文书档案工作在机关工作中的地位：文书档案工作职责和任务决定了它在党政机关领导体系中占有十分重要的地位，它是一项综合性工作，是机关工作的重要组成部分和必不可少的重要环节，是一项政治性、机要

一、党政机关中的          性、事务性、技术性、服务性很强的日常工作。

   文书与档案工作

     (A)                                   ①枢纽地位，发挥承上启下、沟通内外的作用

                                       ②领导重要的参谋作用

                     2、文书档案工作在机关   ③重要的助手作用

工作中的重要作用   ④重要的“窗口”作用

                                                               A:党群工作类

                                                               B：行政管理类

                                           ①管理类文书档案    C：经营管理类

                                                               D：生产技术管理类

                       A：科研类

                   B：技术类（产品类）

1、企事业单位文书   ②科技类文书档案   C：设备类

与档案工作的构成                     D：基建类

③会计类文书档案

④干部职工类文书档案

二、企事业单位                           

文书与档案工作（C）

  A：种类多样：4大类10种

                      2、企事业单位文书档案的特征   B：专业性强

                                                    C：职能突出

注：

1、 企业可划分为机械、电子、纺织、化工等不同行业的企业。

2、  事业单位包括文化、教育、卫生、体育、新闻出版、勘察设计、检测检验和信息咨询等不同专业系统的行业单位。